DOCUMENTATION (RGPD)

RGPD : Documentez votre conformité pour une protection continue des données

Assurez une protection des données en continu en maintenant à jour votre documentation RGPD.

Le RGPD impose aux responsables du traitement et aux sous-traitants de mettre en place un ensemble de mesures pour garantir la protection des données personnelles. Pour démontrer votre conformité, il est essentiel de documenter vos actions et de tenir vos registres à jour.

Quels documents devez-vous conserver ?

1. Documentation sur le traitement des données

• Registre des traitements : Ce document central répertorie l’ensemble des traitements de données que vous effectuez, en précisant notamment leurs finalités, les catégories de données concernées et les destinataires.
• Analyses d’impact (PIA) : Pour les traitements présentant des risques élevés pour les droits et libertés des personnes, vous devez réaliser une analyse d’impact afin d’évaluer ces risques et mettre en place des mesures de protection adéquates.
• Transferts de données hors UE : Si vous transférez des données personnelles vers des pays tiers, vous devez documenter les mesures de sécurité mises en place pour garantir la protection des données pendant le transfert. Cela peut inclure des clauses contractuelles types, des BCR (Binding Corporate Rules) ou des certifications.

2. Information des personnes

• Mentions d’information : Vous devez informer les personnes concernées des traitements de données que vous effectuez, notamment de leurs finalités, de leurs droits et de l’identité du responsable du traitement. Ces informations doivent être fournies de manière claire, concise et accessible.
• Recueil du consentement : Lorsque le traitement repose sur le consentement des personnes, vous devez documenter la manière dont vous avez obtenu ce consentement, en veillant à ce qu’il soit libre, éclairé et spécifique.
• Procédures d’exercice des droits : Vous devez mettre en place des procédures pour permettre aux personnes concernées d’exercer leurs droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de limitation du traitement et de portabilité des données. Ces procédures doivent être documentées et facilement accessibles aux personnes concernées.

3. Contrats et procédures

• Contrats avec les sous-traitants : Si vous faites appel à des sous-traitants pour traiter des données personnelles, vous devez formaliser vos relations contractuelles avec eux par un contrat écrit définissant leurs obligations respectives en matière de protection des données.
• Procédures internes en cas de violation de données : Vous devez mettre en place des procédures pour identifier, signaler et traiter les violations de données personnelles. Ces procédures doivent documenter les actions à mener en cas d’incident, y compris les mesures de notification aux autorités et aux personnes concernées.
• Preuve du consentement : Vous devez être en mesure de démontrer que vous avez obtenu le consentement des personnes concernées pour le traitement de leurs données. Cela peut se faire par le biais de formulaires de consentement écrits, d’enregistrements audio ou vidéo, ou d’autres moyens appropriés.

En maintenant à jour votre documentation RGPD, vous facilitez les contrôles des autorités et démontrez votre engagement en matière de protection des données. N’oubliez pas que la documentation RGPD est un processus évolutif qui doit être adapté en fonction de vos activités et des changements de votre environnement.