REGISTRE SOUS-TRAITANTS (RGPD)

Sous-traitance et RGPD : Maîtrisez vos données clients en toute sécurité

En tant que sous-traitant, vous manipulez des données sensibles pour le compte de vos clients. Le RGPD vous impose donc de tenir à jour un registre des activités de traitement afin de garantir la conformité et la protection de ces données.

Que doit contenir ce registre ?

• L’identité de vos clients : Noms et coordonnées complètes pour une traçabilité précise.
• Vos sous-traitants éventuels : Identifiez-les si vous faites appel à d’autres sous-traitants pour traiter les données.
• Le responsable de la protection des données (DPO) : Si votre client en a désigné un, ses coordonnées doivent figurer dans le registre.
• Le type de traitement des données : Précisez les opérations que vous effectuez sur les données de vos clients (collecte, stockage, analyse, etc.).
• Les transferts de données hors UE : Si vous transférez des données vers des pays tiers, détaillez-les dans le registre.
• Les mesures de sécurité mises en place : Décrivez les protections techniques et organisationnelles que vous appliquez pour sécuriser les données.
• Le tri des données saisies et stockées : Veillez à ne collecter que les données strictement nécessaires à vos missions pour le compte de vos clients.
• La vérification de la pertinence des données collectées : Assurez-vous que les données traitées ne sont pas sensibles ou inutiles pour vos activités.
• Le contrôle de l’accès aux données : Limitez l’accès aux données aux seules personnes habilitées à les consulter dans le cadre de leurs fonctions.
• La durée de conservation des données : Définissez des délais précis pour l’archivage ou la suppression des données, en fonction de leur nature et de leur utilité.

Profitez de cette obligation pour optimiser vos pratiques !

Le RGPD ne se résume pas à une contrainte administrative. C’est l’occasion de renforcer la sécurité des données de vos clients et d’améliorer vos propres processus. En suivant les principes clés du RGPD, vous pouvez :

• Minimiser la collecte de données : Ne collectez que les informations indispensables à vos missions.
• Contrôler l’accès aux données : Définissez des rôles et des autorisations claires pour chaque collaborateur.
• Automatiser la gestion des données : Mettez en place des règles de suppression ou d’archivage automatiques.

En maîtrisant les données de vos clients, vous gagnez en confiance et en sécurité !